TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Berikut ada beberapa TEKNIK PENGUMPULAN DATA
A. WAWANCARA
�� Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau
informasi yang penting dan banyak dilakukan dalam pengembangan
sistem informasi.
�� Wawancara adalah suatu percakapan langsung dengan tujuan-tujuan
tertentu dengan menggunakan format tanya jawab yang terencana.
�� Wawancara memungkinkan analis sistem mendengar tujuan-tujuan,
perasaan, pendapat dan prosedur-prosedur informal dalam wawancara
dengan para pembuat keputusan organisasional.
�� Analis sistem menggunakan wawancara untuk mengembangkan
hubungan mereka dengan klien, mengobservasi tempat kerja, serta
untuk mengumpulkan data-data yang berhubungan dengan
kelengkapan informasi. Meskipun e-mail dapat digunakan untuk
menyiapkan orang yang diwawancarai dengan memberi pertanyaanpertanyaan
yang berkaitan dengan temuan, namun akan lebih baik bila
wawancara dijalankan secara personal bukan elektronis.

Lima langkah persiapan wawancara:
1. Membaca materi latar belakang
Bacalah informasi latar belakang tentang orang yang diwawancarai dan
organisasinya sebanyak mungkin. Materi ini dapat diperoleh dari orang
yang bisa Anda hubungi segera untuk menanyakan tentang Website
perusahaan. Laporan tahunan terbaru, laporan berkala perusahaan,
atau publikasi-publikasi lainnya yang dikirim keluar sebagai penjelasan
tentang organisasi kepada publik.
2. Menetapkan tujuan wawancara
Gunakan informasi latar belakang yang Anda kumpulan serta
pengalaman Anda untuk menetapkan tujuan-tujuan wawancara.
Setidaknya ada empat sampai enam area utama yang berkaitan dengan
sikap pengolahan informasi dan pembuatan keputusan yang ingin Anda
tanayakan. Area tersebut meliputi sumber-sumber informasi, format
informasi, frekuensi pebuatan keputusan, kualitas informasi, dan gaya
pembuat keputusan.
3. Memutuskan siapa yang diwawancarai
Saat memutusakan SIAPA saja yang diwawancarai, sertakan pula orangorang
terpenting dari semua tingkatan yang untuk hal-hal tertentu bisa
dipengaruhi sistem.
4. Menyiapkan orang yang diwawancarai
Siapkan orang yang akan diwawancarai dengan menelpon mereka atau
menulis pesan e-mail sehingga memungkinkan orang-orang yang akan
diwawancarai mempunyai waktu untuk berpikir. Aturlah waktu untuk
menelpon dan membuat janji pertemuan. Biasanya, wawancara
dijalankan selama 45 menit atau paling lama 1 jam.
5. Menentukan jenis dan struktur pertanyaan
Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang mencakup area-area dasar dalam
pembuatan keputusan saat Anda menegaskan tujuan-tujuan
wawancara. Teknik bertanya yang tepat adalah inti dari wawancara.
Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara:
a) Pertanyaan Terbuka (Open – Ended)
Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang
diwawancarai untuk merespons. Mereka terbuka dan bebas merespons.
Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.
Beberapa contoh pertanyaan terbuka:
- Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce
di peusahaan Anda ?
- Apa tujuan terpenting departemen Anda ?
- Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut
akhirnya diproses ?
- Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?
- Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan
menuju e-commerce ?
b) Pertanyaan Tertutup (Close – Ended)
Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai.
Pertanyaan tertutup seperti dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian.
Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban, namun tidak punya
kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri.
Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah pertanyaan dua pilihan.
Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya
memungkinkan untuk memilih salah satu dari dua pilihan, seperti ya
atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.
Beberapa contoh pertanyaan tertutup:
- Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?
- Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap
bulannya ?
- Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling
bermanfaat menurut Anda ?
�� Formulir keluhan konsumen
�� Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website
�� Interaksi tatap muka dengan konsumen
�� Barang yang dikembalikan konsumen
- Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur
teknologi.
- Siapa yang menerima masukan ini ?
Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan:
- Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi
vendor ?
- Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?
- Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap
bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan:
a) Struktur Piramid
Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan
pertanyaan-pertanyaan mendetail, biasanya berupa pertanyaan
tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang
lebih umum.
Contoh:
- Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?
- Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk
meningkatkan keamanan data-data perusahaan ?
- Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih
efektif ?
- Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data
terhadap pentingya akses internet ?
b) Struktur Corong
Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum
dan terbuka, lalu membatasi respons dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan
yang lebih mendetail dan tertutup.
Contoh:
- Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?
- Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?
- Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?
- Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?
c) Struktur Berbentuk Wajik
Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian
menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada
kesimpulan yang sangat spesifik.
Contoh:
- Sebutkan lima jenis informasi yang dibawa layanan penggunaan
website secara gratis seperti yang Anda gunakan.
- Sebutkan kegiatan-kegiatan promosional yang Anda buat fiturnya diwebsite untuk layanan ini.
- Sebutkan nilai-nilai penggunaan komputer bagi Anda sebagai seorang
Webmaster.
- Sebutkan dua item yang mengejutkan berkaitan dengan perilaku
pengguna akhir situs Anda yang Anda temui lewat layanan ini.
- Apakah “cookies” merupakan suatu cara yang lebih baik untuk
mengukur penggunaan tampilan situs ?

Tugas utama dari menganalisis sistem

berikut bebrapa Tugas utama dari menganalisis sistem :
- menentukan lingkup sistem
- mengumpulkan fakta
- menganalisis fakta
- mengkomunikasikan temuan-temuan tersebut melalui laporan analisis sistem

Langkah-langkah dalam analisis sistem :
1. mengidentifikasi masalah
2. memahami cara kerja sistem
3. menganalisis hasil
4. membuat report

Memahami cara kerja sistem :
-mencari fakta atau data
teknik : - wawancara
- observasi
- kuesioner
- teknik
- sampling

Kriteria penilaian sistem baru :
- relevan
- kapasitas
- efisien
- tepat waktu
- mudah diakses
- fleksibel
- akurat
- handal
- keamanan
- ekonomis
- sederhana

Ada 3 sumber dari fakta studi, yaitu :
1. sistem yang berjalan
2. sumber internal lainnya --> user, dokumen-dokumen
3. sumber eksternal --> pihak-pihak industri, seminar-seminar


Desain sistem secara umum

Elemen-elemen RAD (Rapid Application Development)
1. JAD
2. SWAT Teams
3. CASE Tools
4. Prototype

Komponen-komponen :
1. Output --> tipe (internal, eksternal)
2. Input --> tipe (internal, eksternal) , proses input(penangkapan data, penyiapan data, pemasukkan data)
3. proses --> online, offline, batch, realtime
4. Database
5. Pengendalian atau kontrol
6. Teknologi
- software
- hardware
- jaringan
- komunikasi data

Perbedaan DFD dan Flowchart

berikut Perbedaan antara DFD dan Flowchart
1. DFD menunjukkan alur data di suatu sistem sedangkan flowchart sistem menjelaskan alur kerja atau prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem
2. DFD prosesnya dapat dilakukan serentak atau pararel sedangkan flowchart alur datanya harus urut
3. DFD tidak ada looping sedangkan flowchart ada looping
4. DFD tidak ada proses perhitungan sedangkan flowchart ada proses perhitungan

Pendekatan pengembangan sistem

Pendekatan pengembangan sistem diantaranya :
1. dipandang dari metodologi yang digunakan
-klasik : mengikuti tahapan sistem life cycle
-terstruktur : mengikuti tahapan system life cycle + alat-alat dan teknik
2. dipandang dari sasaran yang akan dicapai
-pendekatan sepotong : menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu
-pendekatan sistem : menekankan pada pencapaian sasaran keseluruhan dari organisasi, tidak hanya menekankan pada sasaran dari sistem informasi saja
3. dipandang dari menentukan kebutuhan sistem
-pendekatan atas turun
-level operasional
-pendekatan bawah naik
-level perancangan sistem
4. dipandang dari cara mengembangkannya
-pendekatan sistem menyeluruh (secara serentak)
-pendekatan moduler
sistem yang rumit menjadi bagian yang sederhana
5. dipandang dari teknologi yang akan digunakan
-pendekatan lompatan jauh
perubahan menyeluruh secara serentak dengan menggunakan teknologi canggih
-pendekatan berkembang
menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yg memerlukan saja

Fungsi Analisis Sistem

berikut bebrapa Fungsi dari Analisis Sistem :
1. mengidentifikasi masalah-masalah dari user
2. menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan user
3. memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah
4. merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya sesuai dengan permintaan user


Analisis Sistem

sistem lama----------------------------->sistem baru
pengembangan sistem

alasan atau perlunya pengembangan sistem :
1. problem
-ketidakberesan : * kecurangan yang disengaja
* kesalahan yang disengaja
* tidak efisiennya operasi
- pertumbuhan organisasi
2. opportunities
untuk meraih kesempatan
3. directives
instruksi

Metode sistem

Metode sistem dibagi dalam 2 jenis:
1. black box approach
suatu sistem dimana input dan outputnya dapat didefinisikan tetapi prosesnya tidak diketahi atau tidak terdefinisi.
contoh : proses pencernaan, bagian pencetak uang
2. analytic sistem
suatu sistem yang mencoba untuk melihat hubungan seluruh masalah untuk menyelidiki kesistematisan.

Klasifikasi sistem

berikut beberapa Klasifikasi sistem :
1. deterministik sistem
sistem dimana operasi-operasi (input atau output) yang di dalamnya dapat ditentukan atau diketahuii dengan pasti.
contoh : sistem penggajian
2. probabilistik sistem
contoh : sistem pengujian nilai
3. open sistem
4. closed sistem
5. relatively closed sistem
6. artificial sistem
sistem yang meniru kejadian alam.
7. natural sistem
sistem yang dibentuk dari kejadian dalam alam.
8. manned sistem

Karakterisktik sistem

Karakterisktik sistem mempunyai beberapa bagian, diantaranya :
1. organisasi
mencakup struktur dan fungsinya.
2. interaksi
ssaling keterhubungan antara bagian yang satu dengan bagian lainnya.
3. interpedensi
bagian yang satu mempunyai ketergantungan dengan bagian lainnya.
4. integrasi
suatu keterpaduan antara subsistem-subsistem untuk mencapai tujuan.
5. tujuan pokok
pemusatan tujuan yang sama dari masing-masing subsistem.

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

Analisis dan perancangan sistem adalah suatu pendekatan yang sistematis untuk :
- mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
- mengidentifikasi arus data dan arus informasi
- merancang sistem informasi

Peran Penganalisis Sistem :
1. konsultan luar untuk bisnis
2. ahli pendukung di dalam bisnis
3. agen perubahan

Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan untuk mencapai suatu tujuan.

Syarat-syarat sistem :
1. sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan
2. elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan
3. adanya hubungan diantara elemen sistem
4. unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material)
5. tujuan organisasi lebih penting dari tujuan elemen

Secara garis besar sistem dapat dibagi menjadi 2 :
1. sistem fisik
kumpulan elemen-elemen atau unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik, serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.
contoh : sistem transportasi
2. sistem abstrak
sistem yang dibentuk akibat terselenggara tergantung ide dan tidak dapat diidentifikasi secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemennya.
contoh : sistem pernapasan